TOTAL QUALITY MANAJEMEN

BAB II

PEMBAHASAN

Definisi Kepemimpinan

Ada banyak definisi kepemimpinan antara lain Scheriesheim, et al. (dalam Kreitner dan Kinichi,  1992,  p.  516)  menyatakan bahwa kepemimpinan adalah proses pengaruh sosial dimana pemimpin mengupayakan partisipasi sukarela para bawahannya dalam usaha mencapai tujuan organisasi.  Kaitannya dengan TQM, definisi yang diberikan oleh Goetch dan Davis (1994,  p.  192)  adalah kepemimpinan merupakan kemampuan untuk membangkitkan semangat orang lain agar bersedia dan memiliki tangung jawab total terhadap usaha mencapai atau melampaui tujuan organisasi.

            Kepemimpinan tidak hanya berada pada posisi puncak struktur organisasi perusahaan,tetapi meliputi setiap level yang ada dalam organisasi.  Kepemimpinan merupakan salah satu bagian dari manajemen.  Dan secara umum seorang pemimpin yang baik harus memiliki beberapa karakteristik berikut:

• Tanggung jawab yang seimbang
• Model peranan yang positif
• Memiliki ketrampilan komunikasi yang baik
• Memiliki pengaruh positif
• Mempunyai kemampuan untuk meyakinkan orang lain

Pemimpin  yang baik juga harus dapat memainkan peranan penting  dalam melakukan tiga hal berikut,  yaitu (Bennis dan Nanus,  1985,  pp.  184-186):

1. Mengatasi penolakan terhadap perubahan
2. Menjadi perantara bagi kebutuhan kelompok-kelompok di dalam dan di luar organisasi
3. Membentuk kerangka etis yang menjadi dasar operasi setiap karyawan dan perusahaan secara keseluruhan

Kepemimpinan versus Manajemen

Tidak semua pemimpin adalah manajer, maka konsep manajemen dan kepemimpinan pun sebenarnya agak berbeda.  Kepemimpinan merupakan salah satu bagian dari manajemen dan keduanya saling melengkapi.  Beberapa perbedaan antara manajemen dan kepemimpinan menurut Kotter (dalam Goestch dan Davis,  1994,  p. 209)  antaralain:

• Manajemen berhubungan dengan usaha menanggulangi kompleksitas;  kepemimpinan menanggulangi perubahan.
• Manajemen berkaitan dengan perencanaan dan penganggaran untuk mengatasi kompleksitas;  kepemimpinan mengenai penentuan arah perubahan melallui pembentukan visi.
• Manajemen mengembangkan kemampuan untuk melaksanakan rencana melalui pengorganisasian dan penyusunan staf;  kepemimpinan mengarahkan staf untuk bekerja berdasarkan visi.
• Manajemen menjamin pencapaian rencana melalui pengendalian dan pemecahan masalah;  kepemimpinan memotivasi dan mengilhami orang agar berusaha melaksanakan rencana.

Dalam TQM,  manajer yang sukses adalah manajer yang dapat menggabungkan karakteristik manajer dan pemimpin secara tepat.  Berikut adalah perbandingan antara pemimpin dan manajer:

• Manajer mengelola;  pemimpin melakukan inovasi
• Managers are copies;  leaders are originals
• Manajer memelihara;  pemimpin mengembangkan
• Manajer focus pada system dan struktur; pemimpin focus pada manusia
• Manajer mengandalkan pengendalian;  pemimpin mengilhami
• Manajer menggunakan pandangan jangka pendek;  pemimpin menggunakan pandangan jangka panjang
• Manajer menekankan aspek bagaimana dan kapan;  pemimpin menekankan aspek apa dan mengapa
• Manajer menerima status quo;pemimpin menantangnya
• Manajer melakukan sesuatu dengan benar (do things right);  pemimpin melakukan sesuatu denga tepat (do the right things)

Kepemimpinan demi tercapainya kualitas

Dalam TQM,  kepemimpinan didasarkan pada filosopi bahwa perbaikan metode dan proses kerja secara berkesinambungan akan dapat memperbaiki kualitas,  biaya, produktivitas,  ROI dan meningkatkan daya saing.  Maka untuk mencapai filosopi tsb dibutuhkan kepemimpinan yang memiliki karakteristik berikut (Ross,  1994,  p.  34):

1. Visible,  committed,  dan knowledgeable
2. Semangat misionaris
3. Target yang agresif
4. Strong driver
5. Komunikasinilai-nilai
6. Organisasi
7. Kontak dengan pelangggan

Maka kaitannya dengan TQM karakteristik itu meliputi (Scholte dalam Goestch dan Davis,  1994,  pp.  197-199):

1. Fokus pada pelanggan
2. Obsesi terhadap kualitas
3. Pemahaman mengenai struktur pekerjaan
4. Kebebasan yang terkendali
5. Kesatuan tujuan
6. Melacak kesalahan dalam system
7. Kerjasama tim
8. Pendidikan dan pelatihan yang berkelanjutan

Sedangkan Joseph M.  Juran menyatakan bahwa kepemimpinan yang mengarah pada kualitas meliputi tiga fungsi manajerial,  yaitu perencanaan, pengendalian dan perbaikan kualitas secara berkesinambungan.

Gaya kepemimpinan

Adalah suatu cara yang digunakan pemimpin dalam berinteraksi dengan bawahannya.  Ada lima macam gaya kepemimpinan,  yaitu otokratis,  demokratis,  partisipatif,  orientasi pada tujuan dan situasional.

Gaya kepemimpinan dalam konteks TQM

Adalah kepemimpinan partisipatif yang lebih tinggi level/tingkatannya  yang  meliputi upaya mencari masukan dari karyawan yang diberdayakan,  mempertimbangkan masukan tersebut dan bertindak berdasarkan masukan itu.  Jadi perbedaan utamanya adalah pada pemberdayaan karyawan.

            Dalam rangka membentuk keanakbuahan (followership),  ada enam paradigma yang harus diperhatikan,  menurut Covey meliputi:

1. Menang/Menang
2. Menang/Kalah
3. Kalah/Menang
4. Kalah/kalalh
5. Menang
6. Menang/Menang atau tidak ada transaksi.

Untuk model TQM,  maka yang paling tepat untuk membentuk dan memperthankan pengikut adalah pendekatan menang/menang karena pendekatan ini kedua pihak bekerjasama untuk menemukan solusi terbaik.

Kerjasama tim: karakteristik dan manfaat

Kerjasama tim merupakan salah satu unsure fundamental dalam TQM.  Tim merupakan sekeompok orang yang memiliki tujuan bersama.  Beberapa factor yang mendasari perlu dibentuknya tim dalam suatu perusahaan adalah:

• Pemikiran  dari 2 orang atau lebih cenderung lebih baik daripada pemikiran satu orang saja
• Konsepsinergi (1+1 > 2) yaitu bahwa hasil dari tim jauh lebih baik daripada jumlah bagiannya
• Anggota tim dapat saling mengenal dan saling percaya sehingga mereka dapat saling membantu
• Kerjasama tim dapat menyebabkan komunikasi terbina dengan baik

Faktor-faktor penghambat kesuksesan kerjasama tim

Sekumpulan orang belum tentu merupakan suatu tim.  Orang-orang dalam suatu kelompok tidak secara otomatis dapat bekerja sama.  Penyebab utamanya adalah factor manusia.  Beberapa aspek diantaranya adalah:

1. Identitas pribadi anggota tim
2. Hubungan antar anggota tim
3. Identitas tim di dalam organisasi,  yang terdiri dari dua aspek,  yaitu: kesesuaian atau kecocokan tim dalam organisasi dan pengaruh keanggotaan dalam tim tertentu terhadap hubungan dengan anggota diluar tim.

Kunci keberhasilan kerjasama tim

1. saling ketergantungan
2. perluasan tugas
3. penjajaran
4. bahasa yang umum
5. kepercayaan/respek
6. kepemimpinan/keanakbuahan yang dibagi rata
7. keterampilan pemecahan masalah
8. keterampilan menangani konfrantasi/konflik
9. penilaian/tindakan
10. perayaan

Pengertian dan proses komunikasi

Komunikasi adalah usaha untuk menyampaikan maksud tertentu kepada orang lain sehingga orang tersebut dapat memahami maksud yang disampaikan.  Atau sebagai proses penyampaian makna dari pengirim kepada penerima,  dengan menggunakan media tertentu.

encoding

saluran

decoding

penerima

sumber

     …..                         …..                       …..                         …..                        …..

 

                                                          feedback

 

….. = gangguan (noise)

Gambar 12.1 :  Proses komunikasi

Sarana komunikasi adalah saluran serta mekanisme yang dipergunakan untuk menyalurkan tanda-tanda.  Sarana untuk komunikasi mengenaikkualitas dalam system TQM agar efektif antara lain meliputi:

1. Pelatihan dan pengembangan para manajer dan karyawan
2. Partisipasi setiap orang pada setiap level dalam membentuk ukuran-ukuran kualitas proses
3. Pemberdayaan para karyawan dengan mendelegasikan wewenang untuk mengambilkeputusan
4. Jaminan kualitas dalam seluruh proses organisasi
5. Sistem manajemen sumber daya manusia dalam setiap level dalam struktur organisasi

Manajemen Konflik

Definisi manajemen konlik menurut Robbins adalah segala bentuk oposisi atau interaksi yang bersifat antagonis karena kelangkaan kekuasaan (power),  sumber daya atau posisi social dan system nilai yang berbeda.  Ada lima jenis konlik dalam kehidupan organisasi,  yaitu:

1. konflik dalam diri individu
2. konflik antar individu dalam organisasi yang sama
3. konflik antara individu dan kelompok
4. konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama
5. konflik antar organisasi

Metode manajemen konflik

Ada tiga bentuk manajemen konflik,  yaitu stimulasi konflik pada bagian organisasi yang pelaksanaan kegiatannya lambat karena tingkat konflik terlalu rendah.

Dalam proses mendesain mutu dan menjawab tantangan yang ada tentu saja dibutuhkan proses pengambilan keputusan secara umum.  Berikut adalah bagan mengenai pengambilan keputusan :

Gejala-gejala permasalahan Atau ekspresi kebutuhan

 

Step #1

 

	Definisi dan formulasi permasalahan Yang mencakup pula pernyataan Tentang sasaran yang ingin dicapai

 

Step #2

 

Step #3

Dan Step #4

(iterasi)

 

Step #5

	Pengambilan keputusan (penetapan alternative yang layak)

 

Gambar 1.4.

Gambar 12.2  Langkah-langkah Dasar dalam Pengmbilan keputusan

Tiap organisasi menghadapi dua macam tantangan, yaitu:

1.                  Secara eksternal, kompetisi baru yang kuat dengan laju yang besar

Berupa :

a.       Kompetitor baru dan lama

Kompetitor baru biasanya bergerak perlahan sambil melihat situasi kapan akan menyerang.  Perusahaan akan dilihat apakah saat ini sedang dalam keadaan lengah, bila akan menyerang dengan berbagai saluran ya.  Sedangkan kompetitor lama akan terus menempel ketat  dan membayangi perusahaan.  

b.      Lingkungan masyarakat.  Harus diperhatikan apakah perusahaan kita bermanfaat atau tidak buat lingkungan masyarakat sekitar atau apakah malah meresahkan dan menyulitkan masyarakat.   Bila bermanfaat maka masyarakat akan menghargai perusahaan dan perusahaan akan bertahan lama.  Akan tetapi bila perusahaan merugikan dan merusak lingkungan maka masnyarakat akan marah dan bahkan akan merusak perusahaan. 

c.       Isu lingkungan hidup.  Hampir sama dengan di atas, tetapi dilingkungan hidup obyeknya adalah alam dan keragaman hayati.  

d.      Peraturan / UU baru Daerah / Pusat

Peraturan daerah sering kali berubah-uabh tergantung dari penguasa.  Perusahaan harus segera mengantisipasinya  

e.       Ekonomi makro yang berubah-ubah.  Perusahaan tidak dapat berdiri sendiri.  Ia adalah anggota dari seluruh perusahaah di dunia, dan bahkan sudah tidak ada pengalang diatara negara-negara karena sudah ada kecanggihan internet 

f.       Cuaca / Iklim

Perusahaan tertentu menyenangkan bila terjadi musim hujan, sendangkan, perusahaan lainnya malah menyukai kondisi kering tidak hujan.  

g.      Teknologi baru, mudah usangnya teknlogi

Ini banyak terjadi pada produk elektronik dan produk lainnya.  Pada produk hp, pada merk tertentu seringkali mengeluarkan hp versi baru, yaitu setiap 3 bulan sekali.

h.      Suplier / kemudahan mendapat bahan mentah / baku

Uplier kadang tidak dapat memenuhi pesanan dari perusahaan mengingat keterbatasan armada dan produk 

i.        Mitra bisnis

Mitar bisnis diperlukan untuk strategi sinergi untuk saling mengisi yang kemudian dipakai untuk mengembangkan perusahaan

j.        dll

2.                  Secara internal, adanya budaya organisasi yang tidak mendorong perorangan dan kelompok untuk menggunakan banyak waktu guna perbaikan performance.

a.       Motivasi pemimpin dan bawahan

Pemimpin yang baik selalu memotivasi bawahannya untuk maju dan mendapatkan reward perusahan

b.      Standarisasi dan pengawasan mutu

Tidak adanya standarisasi dapat menurunkan kinerja perusahaan

c.       Budaya organisasi, Visi, misi, tata nilai

Visi sangat penting sebagai lentera untuk membawa perusahaan ke tujuan yang diinginkan, sedangkan misi adalah jalan atau tahapa untuk mewujudkan visi tersebut.

d.      Ekonomi, keuangan

Aspek ekonomi harus dilihat oleh perusahaan, khususnya berkaitan dengan ekonomi makro dan mikro.   Aliran keuangan sangat penting karena ini adalah nadinya perusahaan 

e.       Manajemen dan strategi manajemen

Strategi manajemen juga diperlukan agar perusahaan dapat survive

f.       Audit internal 

Audit harus dilakukan untuk memastikan tidak ada penyelewengan atau korupsi di perusahaan tersebut

BAB III

PENUTUPAN

A.    SIMPULAN

Kepemimpin merupakan kemampuan untuk membangkitkan semangat orang lain agar bersedia dan memiliki tangung jawab total terhadap usaha mencapai atau melampaui tujuan organisasi.

Kerjasama Tim merupakan sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama. 

DAFTAR PUSTAKA

Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana.  2005.  Total Quality Management.  Penerbit Andi.Yogyakarta.